嚴防營業祕密外洩！ Openfind 協助企業建立全方位稽核系統

近期紛紛傳出科技大廠以及生技公司，因競爭者挖角導致營運秘密外流事件，企業為持續維持競爭力必須不斷在產品與服務力求突破，因此如何落實關鍵技術等營業秘密的保護更成了首要之務。營業秘密法主要用於維護產業倫理與競爭秩序，防止企業間惡意挖角，或用不當手法取得對手的機密資料，造成企業不必要的損失。為了善用此法保護營業秘密，無論是機密文件分享或是使用郵件溝通系統，唯有透過事前的機敏資料盤點及保密政策的設定，才能完善確保分享及溝通安全，避免無心或是有意的外洩風險。

根據相關事件的發生追溯起因，通常最容易發生營業秘密洩漏的時機點，往往在於企業人員調職異動前，而主要的外洩管道 80% 是透過電子郵件傳輸方式，由於此管道最容易傳遞資料且方便洩漏機密資訊，因此若企業使用電子郵件方式傳輸機密資訊時，系統必須具備完整的存取權限控管、檢閱的詳細記錄及必要的審核或加密流程等，才能有效防堵內部重要資訊外流。有鑑於此，Openfind MailAudit 郵件稽核系統專為企業用戶解決機敏資料外洩困擾，透過 MailAudit 獨家研發的郵件稽核過濾技術，達成即時攔阻及警示；規模較大的用戶也不必煩惱集團式的企業政策是否會有稽核死角，多層次稽核架構設計，組織最高指導原則至基層規範，皆可彈性設立稽核條件。並進行全面性的內文徹查！協助企業加強保護內部重要資訊免於外洩。

除了稽核郵件達到事前預防即時阻止企業內部不當傳遞機敏資訊，完整的郵件歸檔備份，也是協助企業在進行營業秘密案件起訴時，判決是否有罪的關鍵。若企業欠缺合理保密措施及控管記錄，除了無法提出證據遭到竊取，郵件傳遞流向也沒有蹤跡可尋。Openfind MailBase郵件歸檔管理系統，包含內對內、內對外及外對內的所有員工溝通信件都完整歸檔，一旦有不當外洩發生時可即時因應龐大的資料量處理，讓管理者在查詢以年為單位的巨量電子郵件資料時，可在幾秒內快速呈現結果，大幅縮短管理者等待時間，再透過郵件流向圖清楚展開外洩郵件的進出清況，找出外洩源頭，並掌握影響範圍，進一步將資訊匯出成呈堂佐證資訊，協助企業加強保護內部重要資訊。

「事前預防重於事後追訴」，除了持續提升員工的法律知識，再者，對於營業秘密的保護應投入更多的成本，免得事件發生時，蒐證資料就顯得格外困難。建構完善的稽核系統設備，不只有嚇阻作用，未來也可方便舉證，事前預防機密資料外流，事後再透過完整的資訊歸檔取得有利證據以追訴法律責任，唯有積極捍衛企業商業秘密，才能確保企業的永續經營。