優化企業機敏資料保管流程，從落實郵件附檔不落地開始

近幾年來，面對高度競爭、全球化以及個人裝置（BYOD）興起的時代，加上智慧型手機以及平板電腦等行動裝置急速普遍，企業資料可透過各種裝置迅速地分享給員工，但其便利性卻也讓企業檔案恣意地散落在個人裝置上，如何控管資料流向，已成為企業需要面臨的重要課題之一。再者，政府陸續頒佈的營業秘密保護法及個人資料保護法的施行，以嚴加防範資料外洩事件發生，由於法規遵循不易，更讓企業繃緊神經、嚴加以待的控管企業內的機敏資料。

為協助企業落實資安政策，又能兼顧使用上的便利，國內知名軟體廠商網擎資訊 (Openfind Information Technology, Inc.)，正式推出Mail2000「附檔無痕」解決方案。利用內外網分離政策，黑白名單的方式來控制內、外部的檔案下載權限，再配合文件線上清晰預覧和浮水印，除了能達到資料不落地的要求外，也不影響多數使用者的郵件操作行為，即使不下載檔案也能順暢瀏覽。更可依據不同企業資安政策等級而彈性設定，讓需要嚴謹遵守法規的企業主，輕鬆達到一鍵設定完成資料不落地方案。

網擎資訊產品經理賴濬倩表示：「為因應法規遵循，近期我們陸續有收到金融業及製造業客戶對於檔案下載控管之需求，多半都是期望能夠透過限制檔案存取的功能，以符合公司的資安政策規範。」「透過Mail2000附檔無痕的解決方案，管理者可設定是否開啟附檔圖文預覽讓使用者使用，且預覽介面還可設定是否開啟浮水印，更可進一步的設定是否需要在浮水印上顯示閱覽者帳號或是公司自行設定內容，透過層層的措施以協助企業優化企業機敏資料的保管流程。」

再者，若企業需更加提升資安層級，還可搭配MailAudit郵件稽核系統來自動檢測外寄郵件的內容。MailAudit不僅可彈性設定稽核政策以及第一時間通報異常資訊外流，還可達到分權管理且提供完整的報表記錄。應用其搭載的多種加密機制如ZIP與PDF加密等功能，強化機密附檔的安全防護，再藉由稽核備忘錄，讓管理者可留下審核筆記，以備日後追查。透過多管齊下、層層監控的把關，便能清楚掌控企業內部資料，有效提升資安等級。