電子郵件管理不再只是歸檔備份，建立稽核制度更重要

營業秘密法修法至今已 1 年多，侵害營業秘密者除了刑度除提高至10年外，並得併科5,000萬元罰金，讓企業更意識到營業秘密保護的重要。企業內部的機敏資料，如欲以營業秘密法保護，除了必須具備「秘密性」、「經濟價值」等要件外，企業也應落實「合理保護措施」，才算符合法院所認定的營業秘密。

企業所選擇的「合理保護措施」中，最常見的就是電子郵件管理。電子郵件已是企業內外溝通、資料傳遞的主要媒介，電子郵件的管理，不再只是備份歸檔，做為事後官司訴訟呈堂證供的功能而已，管理階層應該核定並公告電子郵件監控與稽核程序，除了確保監控與稽核的合法性，以避免侵害員工隱私外，更可落實機敏資料的保護效果與嚇阻不法。

針對在職員工，企業應該立即投入執行電子郵件管理工作，才能有效保護企業營業秘密。建議可依企業文化選擇管理方式，採循序漸進的方式，一般企業可從最寬鬆管理做起，例如透過 Mail SQR Expert 的郵件宣告語，依不同部門屬性，在員工發出的郵件中附加不同內容的郵件聲明。更謹慎一點，可將有符合稽核行為的郵件，自動密件副本給部門主管。最後，最嚴格的控管，每封信在外寄前均需經過部門主管再次審閱，並加註放行理由。

離職人員是企業營業秘密外洩的高風險族群，除了在職期間的「通盤性查核」外，員工離職後，更應該進行「獨立查核」。可透過Mail SQR Expert的自訂報表分析功能，分析員工在離職前的電子郵件行為，如：有跟競爭廠商的往來信件或是異常的免費信箱使用等。藉由日常的離職稽核程序的建立，充份運用Mail SQR Expert的產品功能，讓電子郵件管理不只是備份歸檔，更提升至實質內容稽核的應用。

中華數位「Mail SQR Expert 電子郵件管理專家」能夠滿足電子郵件事前稽核的審核需求、事中分析、事後追蹤的需求，協助企業防範透過電子郵件洩漏機密的情事發生。