賽門鐵克資訊管理健檢調查指出無限上綱的保存資料 導致昂貴的資訊管理窘境
賽門鐵克(Nasdaq：SYMC)今日發表2010年資訊管理健檢調查(2010 Information Management Health Check Survey)。調查結果指出，絕大多數的企業管理資訊時並未遵循自訂的規範。87%的受訪者相信一個正式的資訊保存計劃所具備的價值，但僅有46%真正擁有保存計劃。調查也顯示，有更多的企業無限上綱地保存資料，並未執行一個適當的政策，讓其放心的刪除不重要的資料及紀錄，以至於面臨資料暴增、可用備份時間不足、訴訟風險攀升以及昂貴卻沒有效率的資料搜尋過程等問題。
台灣賽門鐵克董事總經理曾銘仁表示：「永無止境的保存資料只會導致無限的資源浪費。企業雖了解一個可靠資訊管理計劃的價值，卻仍舊採取不合時宜的資料保存方法。大量的資料量如指數般快速上升，試圖保存所有資料只會佔據大量的儲存空間及消耗太多IT資源，如此，相較於改變其工作方式所需的成本，企業已在劣質的資訊管理及搜尋耗費太多的時間及金錢。」
調查重點：
企業資訊管理目標及實行間的落差：絕大多數的企業(87%)表示相信一個適切的資訊保存策略可讓其刪除不需要的資訊。然而，卻只有46%的企業真正擁有一個正式且合用的資訊保存計劃。
企業保留過多的資訊：75%的備份儲存解決方案包含有無數的保存或依法保留的套組。受訪者也表示其備份資料的25%為非企業營運所需，不應納入備份範圍。
企業濫用備份、復原以及歸檔：70%的受訪企業表示會使用其備份軟體落實合乎法律留存的部份，並有25%的企業會無限期的保存其備份資料。此外，平均而言，接受調查的企業表示依法留存的資料中，有40%的資料並不會和受調查的案件有明確的關聯性。透過歸檔和備份併用，可提供立即取得最有關聯性資訊的管道，並可讓企業減少保存的資料。
近半數受調查的企業未妥善利用其備份及復原軟體歸檔：除此之外，即使有51%的企業禁止其員工在其主機或分享的檔案中進行歸檔，仍有65%的企業表示其員工未遵守規定。
IT及法務人員間對於缺乏資訊保存計劃首要原因認知的差異：41%的IT管理人員不認為計劃是有必要性的，有30%的人表示缺乏負責的人員，並有29%表示缺乏的原因為成本考量。法務人員則表示首要原因為成本考量(58%)、缺少可建立計劃的專業人士(48%)，以及缺乏可負責的人員(40%)。
資訊管理錯誤嚴重且深遠的後果：
- 儲存飛漲的成本就如過度保存資訊般，已導致檢視資料的成本為儲存成本的1,500倍，更突顯適切的刪除政策以及有效率的搜尋能力對企業及組織的重要性。
- 備份所需時間飈升且復原時間更久
- 因為大量的資訊儲存於不易存取的備份磁帶之中，數位蒐證(eDiscovery)已成為冗長、無效率且高花費的行動。
建議事項：
企業需要重拾對自身資訊的掌握，因為消極地等待一個完美的計劃所要付出的成本，遠高於主動管理所能帶來的效益。
- 備份並非歸檔，並且不建議以備份來替代歸檔及保存法律管制文件。企業應保留幾週(30~60天)的備份，再透過自動化設定將檔案刪除或歸檔。
- 單純為短期保存及災難復原目的備份，企業應在數月內刪除檔案而非數年，以加速備份及復原檔案。如此可將佔據儲存容量的資料毫無顧忌地刪除，或將其歸檔以長期儲存。
- 重複資料刪除可在任何的應用程式及備份環境中執行。企業能在最接近資訊來源端部署重複資料刪除技術，可提升網路、伺服器及儲存資源的效能。結合重複資料刪除與更短的保存期限，企業不需使用磁帶而是透過複製以達成災難復原，進而提升服務層級協議(SLA)。
- 企業應自動建立及實行資訊保存政策(哪些資料及何時能否被刪除)。相較於特地手動刪除資料，自動及政策導向的資料刪除可以大幅降低風險。擁有保存政策的46%受訪者應立即執行政策，而未被執行的書面政策則可能成為訴訟風險。
- 善用完整的歸檔系統可讓搜尋工作更有效率，企業能更快速地搜尋資訊，與備份的環境相比亦更具精細度。如此可減少評估訴訟風險、消除內部調查及回應法規案件的時間及成本。
- 企業應當部署防止資料外洩(DLP)技術，以適當地降低資料受侵害的風險、展現法規遵循並捍衛其客戶、品牌及智慧財產。IT管理人員應找尋一個可搜尋、監測及保護機密資料的解決方案，並提供分析的擁有權及資訊使用權。
此調查於2010年6月調查26個國家，共1,680位資深IT及法律人員。
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